Die meisten Unternehmen behandeln die IT-Beschaffung wie eine reine Formalität. Ein Kollege braucht einen Laptop, also wird ein Laptop bestellt. Eine Abteilung wünscht sich ein neues CRM-System, also wird ein Anbieter gesucht und unterschrieben. Das funktioniert so lange gut, bis jemand die Rechnungen über das ganze Jahr addiert oder versucht, das System später abzulösen.
Dabei geht es bei der Beschaffung nicht nur um den Einkaufspreis und den Zeitpunkt der Lieferung. Es geht um die Frage, ob eine Investition über drei Jahre hinweg noch sinnvoll ist. Wer diese Frage nicht stellt, zahlt am Ende doppelt: einmal beim Kauf und einmal bei der Integration oder beim Rauswurf des Systems. Wer sich einen Überblick verschaffen möchte, welche Anforderungen wirklich relevant sind und wie man sie strukturiert prüft, findet etwa auf der It Beschaffung offizielle Seite Anregungen dazu.
Der eigentliche Preis einer Software liegt nach dem Kauf
Viele Budgetverantwortliche rechnen mit dem Listenpreis der Lizenz und nichts anderem kommt ihnen in den Sinn bis zur nächsten Verlängerungswelle zu spät ins Bewusstsein zurückkehrt? In meiner Beratung sehe ich häufig Konstellationen wo ein Tool zunächst günstig erscheint aber schon im zweiten Jahr Wartungsgebühren steigen die ursprünglich nicht eingeplant waren dazu kommen Schulungen Anpassungen an interne Prozesse und Datenmigrationen die keinen eigenen Posten haben sondern irgendwo im operativen Etat verschwinden.
Deshalb sollte jede Ausschreibung eine Kostenprognose über mindestens drei Jahre enthalten mit festen Zahlen für Support Updates Hosting oder Eigenbetrieb allein dadurch lassen sich zwei scheinbar gleiche Angebote schnell voneinander trennen wenn man genau hinschaut wo die laufenden Kosten herkommen.
Wer kauft muss die Nutzer kennen
In einem Projekt zur Einführung eines Zeiterfassungssystems stellte sich heraus dass die Mitarbeiterinnen im Außendienst das System umgingen weil sie unterwegs keine Verbindung hatten ohne eine Offline-Funktion zu erwähnen als ihre wichtigste Anforderung nirgendwo im Lastenheft stand währenddessen hatte der Fachbereich nur über Funktionen diskutiert die er selbst nie nutzt denn er verwaltet andere Daten als seine Kollegen vor Ort.
Die Lehre daraus ist einfach aber hartnäckig unbekannt bevor man ein Lastenheft schreibt sollte man mindestens zehn Gespräche mit Menschen führen die später tatsächlich täglich vor diesem Programm sitzen fragen Sie nach den häufigsten Ausnahmen vom Standardablauf diese Ausnahmen bestimmen meistens ob ein Werkzeug akzeptiert wird oder nicht.
Verträge und Laufzeiten sind Teil der Architektur
Ein Unternehmen aus dem Maschinenbau hatte vor Jahren eine ERP-Lizenz mit einer automatischen Verlängerungsklausel unterschrieben ohne dass jemand daran gedacht hatte dass nach drei Jahren eine Fusion die gesamte Rechtslage ändern würde als dann zwei Firmen zusammengelegt werden sollten war es unmöglich Teile des Systems zu entkernen ohne teure Strafzahlungen auszulösen.
Betrachten Sie jeden Vertrag als Bestandteil Ihrer technischen Architektur denn genauso schwer wieder rückgängig zu machen wie eine schlechte Datenbankentscheidung wirkt sich auch eine unbedachte Kündigungsfrist aus lesen Sie deshalb jede Vertragsklausel zur Laufzeit Verlängerung und zur Übertragbarkeit von Nutzungsrechten bevor Sie unterschreiben nicht danach wenn niemand mehr handeln kann weil der Betrieb läuft.
Ein Beschaffungsprozess braucht eine klare Entscheidungsstruktur
Fehler entstehen selten durch böse Absicht sondern durch Zuständigkeiten zwischen vielen Türen liegen bleibt wenn alle zuständig sind am Ende hat niemand den Gesamtüberblick über sämtliche Cloud-Abos die jede Abteilung einzeln abgeschlossen hat genau dort beginnt Schatten-IT zu wachsen denn ohne zentrale Governance kauft jeder nach seinem eigenen Bauchgefühl was dann später mühsam konsolidiert werden muss.
Auf welche Weise lösen Sie das eigentlich heute Ist es klar definiert wer bei Ihnen Cloud-Dienste beantragen darf und wer schlussendlich das Budget freigibt Wenn diese Frage keiner spontan beantworten kann dann gehört genau diese Struktur als erstes beschrieben bevor Sie den nächsten Einkauf starten sonst wiederholen sich dieselben Muster bei jedem neuen Tool was am Ende teurer wird als jede einzelne Anschaffung zuvor es lohnt sich dafür Zeit zu investieren noch vor jeder Ausschreibung damit die folgende Entscheidung auch wirklich von allen mitgetragen wird.